Les réunions en entreprise, nouveau fléau moderne

Les salariés français passent en moyenne trois semaines par an en réunion selon une étude OpinionWay* de 2017, et les cadres le double. Mais ce temps n’est pas toujours utilement dépensé, loin s’en faut : seule la moitié des sondés estiment ces réunions utiles ou efficaces.

Alors, où est la gestion de plan d’action ? La réunionite serait-elle le dernier fléau grevant les entreprises de leur productivité ? La gestion de réunion en entreprise nécessite-t-elle un apprentissage ?

Les chiffres parlent d’eux-mêmes

D’après cette même étude* :

Seule 1 réunion sur 4 aboutit à une prise de décision
Seule 1 réunion sur 4 aboutit à une décision
1 réunion sur 4 obéit à la gestion de plan d’action
(75%) des salariés ne peuvent décliner l’invitation
(44%) utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pendant ces réunions
(57%) consultent leurs courriels pendant une réunion
(43%) envoient des courriels pendant une réunion
(40%) travaillent des dossiers pendant une réunion
(22%) consultent internet pendant une réunion
(46%) prennent des notes en lien avec la réunion
(40%) jugent la collaboration « globalement inefficace »
(66%) estiment que les décisions sont surtout prises par la direction
(55%) des cadres indiquent pouvoir prendre des décisions

* Étude réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1 012 salariés d’entreprises de 500 salariés et plus

Passer de la « réunionite » à la réunion utile

Pourtant, les réunions demeurent indispensables, pour le management comme pour la communication en entreprise. Elles sont un moyen excellent de diffuser un message clair à une équipe. Elles constituent un outil essentiel de la gestion de plan d’action. Elles permettent de résoudre certaines problématiques, en faisant appel à l’intelligence collective.

Mais elles sont dans le même temps ressenties comme un fardeau, un impératif dont on voudrait se défaire. Comment en faire des vecteurs positifs de la gestion de projet ?

Les principaux écueils à éviter

Des ordres du jour non respectés voire inexistants
Des réunions sans objectif bien défini
Un manque de préparation de l’animateur
Des temps de parole peu équilibrés
Une fréquence trop élevée qui entrave la production, réduit la productivité d’entreprise
Des durées beaucoup trop longues, qui vont de plusieurs heures à une journée entière
Le pire du pire : des réunions devenant le théâtre de règlements de compte entre services, entre équipes ou entre individus profitant de l’exposition publique pour humilier ou démolir un collègue considéré comme un adversaire à abattre…

Les étapes nécessaires à la conduite de réunions efficaces

Pour éviter ces écueils, il convient de considérer la réunion comme un outil. Un outil de communication puissant mais risqué, avec ses propres règles, ses codes à respecter.

La préparation

Une réunion efficace, est une réunion bien préparée. Par tous : animateurs et participants.

La méthode « TOP » :

T : Thème

Il faut définir clairement au préalable le thème de la réunion. De préférence un seul thème englobant, avec éventuellement des sous-thèmes, qui doivent entrer dans le thème général.

O : Objectif

Il faut définir un objectif à atteindre. Cela peut être de diffuser un message, de trouver des solutions, de présenter un plan, etc.

Idéalement, il faut aussi prévoir d’évaluer si l’objectif a été ou non atteint en fin de réunion.

P : Plan

Il convient de définir avec précision le plan : les points à aborder absolument pour atteindre l’objectif. On est là au cœur de la gestion de plan d’action saine et efficace.

L’ensemble de ces informations doivent figurer dans l’ordre du jour, qui stipulera : le TOP, la liste des participants (on pourra de préférence y faire figurer le rôle de chacun ou la raison de sa présence), et les questions logistiques : date, horaire, durée, lieu, accès, etc.

Il est possible également de transmettre avant la réunion de quoi la préparer, ou des documents à lire au préalable. Cela évite que les participants aient le nez dans un document de 30 pages pendant qu’un intervenant parle. Qui dit gestion de plan d’action, dit prévenir plutôt que guérir.

Enfin, il est important de préparer les outils de communication de la réunion : ordinateur et rétroprojecteur, visuels, tableau et feutres, etc. Il n’y a rien de pire qu’un équipement qui ne fonctionne pas au moment où la réunion démarre, faisant perdre un temps précieux à chacun. Comme dit la formule : « prends ton temps, c’est le nôtre ! »

L’animation de réunion

Les recommandations fondamentales sont :

Commencer à l’heure prévue et refuser les retardataires (au moins après un certain délai de politesse, si la salle était dure à trouver…)

Afficher en permanence : le thème, l’objectif, le plan et la durée

Désigner un « time keeper », une personne qui surveille l’heure, de préférence autre que les intervenants eux-mêmes !

Présenter en introduction l’organisation de la réunion, son déroulé, et les méthodes proposées (le b.a.-ba de la gestion de plan d’action)

Faciliter les interactions entre les personnes et favoriser la participation, équilibrer les temps de parole (il n’y a rien de plus exaspérant qu’un long laïus ponctué chaque demi-heure par un « Des questions ? Non ? Personne ? Bon, alors je continue »)

Recentrer les discussions en cas de débordement. Faire tourner un micro est doublement utile : la personne qui parle est parfaitement entendue, mais surtout elle est désignée comme telle, ce qui évite que tout le monde parle en même temps, se coupe la parole.

Reformuler systématiquement les questions posées, et pratiquer des synthèses intermédiaires.

Avoir toujours en tête l’objectif et la conclusion de la réunion. Toujours savoir et faire savoir où l’on en est dans le déroulé du plan et vérifier régulièrement combien de temps il reste.

Les qualités de l’animateur

L’animateur doit être choisi pour ses compétences sur le sujet abordé, sa capacité d’écoute, et son implication. En outre, il doit être disponible, observateur, chaleureux et disposer de qualités de facilitateur. Ce doit être une femme ou un homme conscient des impératifs de la gestion de plan d’action.

Le comportement attendu des participants

Les participants doivent maîtriser des prérequis en termes de connaissances sur le sujet abordé, s’être intéressés au sujet, avoir préparé la réunion et être ouverts aux avis des uns et des autres.

La conclusion de la réunion

Une bonne réunion est une réunion qui s’achève à l’heure ! Une fois le chrono écoulé, il est temps de conclure, en résumant les points-clés et en précisant la suite à donner en termes de responsabilité et de gestion de plan d’action (qui doit faire quoi pour quand et comment ?)

Après la réunion, il convient de diffuser un compte-rendu rappelant les thèmes abordés, les objectifs, et les décisions prises, ainsi que les échéances et… la date de la prochaine réunion !