La gestion et l’organisation des contrats sont des préoccupations majeures que rencontrent les entreprises. Cela est d’autant plus pénible pour celles-là qui disposent d’un grand nombre d’employés ou qui travaillent avec de nombreux clients. Pour pallier cela, la contrathèque est une alternative fort intéressante. Elle permet une meilleure dématérialisation de vos contrats et constitue un gain de temps énorme pour tous. De quoi s’agit-il en réalité et quelles en sont les applications ?
Qu’est-ce qu’une contrathèque ?
La contrathèque est tout simplement un outil logiciel spécialement conçu pour la gestion des contrats. C’est une excellente alternative au traitement physique de vos contrats de travail. En lieu et place de cela, il vous suffit de numériser vos contrats et de les organiser par dossier au sein de la même application.
De cette manière, il est beaucoup plus facile de retrouver tel ou tel contrat le moment venu. Une contrathèque est donc l’équivalent d’une base de données contractuelle intelligente pour une entreprise. C’est une solution logicielle qui économise un temps énorme par rapport aux modèles de gestion classique.
En plus de cela, les contrathèques sont plutôt faciles à manipuler et ont généralement une interface intuitive. Par ailleurs, un peu comme les célèbres Dropbox ou SharePoint, une contrathèque vous permet aussi de stocker en ligne toute sorte de documents importants.
Il est donc possible d’y rassembler vos actes juridiques, vos ordres de vente, les contrats de bail, etc. Néanmoins, vous devez garder à l’esprit que les contrathèques ont été conçues exprès pour la gestion des contrats. Les fonctionnalités présentes sont beaucoup plus adaptées aux contrats.
Quel usage faire d’une contrathèque ?
La contrathèque est certes une solution logicielle remarquable, mais à quoi sert-elle concrètement ? En réalité, une contrathèque présente deux principales utilités : la centralisation et la mutualisation de contrat.
La centralisation de vos archives
C’est le premier usage qu’il est possible de faire d’une contrathèque, et il s’agit d’ailleurs du principal. La grande majorité des entreprises sont incapables de cibler, ne serait-ce que 10 % de leur contrat. Il ne s’agit pas là d’un problème propre aux petites sociétés.
Les plus grandes en sont également victimes et sont d’ailleurs les plus touchées. Les difficultés sont réelles et prennent de nombreuses formes. Problème d’uniformité de la gestion contractuelle, difficulté à retrouver des informations sur la base de critères filtres et même des pertes de données, sont quelques exemples.
Avec une contrathèque, ces entreprises n’ont plus de soucis à se faire. En seulement un clic, il est possible de retrouver n’importe quel jeu de données contractuelles et même faire des recherches par filtre.
La mutualisation des modèles de contrats
Là encore, la plupart des chefs service commerciaux rapportent qu’une mauvaise gestion des contrats en entreprise peut être la cause d’une perte d’opportunité énorme. C’est un problème qui touche un nombre non négligeable d’entreprises, quand bien même certaines ont très vite su trouver la solution.
Pour le reste, le problème est toujours d’actualité et fait même naître des tensions. Une contrathèque permet de tirer un trait sur tout cela. Elle regroupe tous vos contrats au sein d’une même base et rend accessible cette dernière à toutes les parties intervenantes dans votre processus de gestion.
Chacune d’entre elles peut même créer ses propres contrats sans aucune crainte d’éventuelles modifications venant d’autre part. Avec ces deux principaux usages, la contrathèque évite bien des problèmes aux entreprises.
La différence entre une contrathèque et un logiciel de gestion de contrats
En parcourant le web, vous tomberez à coup sûr sur ces deux appellations : la contrathèque et le logiciel de gestion des contrats. Ce sont deux concepts qui renvoient quasiment au même élément.
En effet, la contrathèque est une partie du logiciel de gestion des contrats. La différence entre ces deux concepts est si subtile qu’elle ne se remarque pas du tout. En réalité, la contrathèque est beaucoup plus associée à la gestion centralisée de vos différents contrats.
Par contre, le logiciel de gestion des contrats propose un service général imbriquant celui propulsé par la contrathèque. Autrement, le logiciel de gestion permet de gérer de bout en bout un contrat.
De la signature du document à son exécution et même son suivi, le logiciel de gestion des contrats est présent à chaque étape. Outre cela, les logiciels de gestion sont très souvent plus dynamiques que les contrathèques. Selon votre besoin de gestion, vous pouvez donc employer celui que vous jugez adéquat.
