Ce que vous devez savoir sur le bulletin de paie numérique
Depuis 2017, les employeurs ont la possibilité d’envoyer un bulletin de paie électronique aux salariés.
Il offre un gain de temps et d’argent important ainsi que de la simplicité. La même réglementation s’applique au bulletin de paie papier et dématérialisé. Il est ainsi possible d’utiliser un coffre-fort électronique pour stocker les bulletins de paie des salariés d’une entreprise.
Avec les technologies informatiques actuelles, puissantes et économiques, les employeurs et les employés peuvent se munir d’un système simple, accessible et sécurisé, pour gérer leurs dossiers et leurs comptes.
La fiche de paie numérique n’est pas obligatoire, mais il est conseillé d’en mettre une en place si vous envisagez de payer vos employés par voie électronique.
Ce document est structuré comme un bulletin de paie ordinaire.
Voici un aperçu des données contenues qu’il contient :
- Nom de l’employé : Nom de famille, prénom ;
- Le numéro d’identification de l’employé : Numéro d’assurance maladie nationale, numéro de sécurité sociale, numéro de caisse de retraite, etc.
- Adresse de l’employé : code postal, ville, rue, numéro, numéro d’appartement, etc.
- Catégorie de paiement : brut (y compris les cotisations sociales), net, heures travaillées, etc.
La feuille de paie française est plus complexe que celle des autres pays européens.
Avec sa version digitale, l’objectif est de rendre les choses moins complexes, plus claires et moins bureaucratiques.
Ainsi, vous disposez d’un outil efficace mais qui répond pour autant aux garanties légales exigées par la loi de manière plus simple.
La nécessité de se munir d’un coffre fort électronique pour bulletin de paie
Les bulletins de salaire des employés sont des documents très importants.
- Ils prouvent la date et le montant payé.
- Ils indiquent également le montant retenu et la base de calcul.
Cependant, les bulletins de paie traditionnels sont des documents papier qui peuvent être perdus ou endommagés.
Les versions dématérialisées peuvent être retrouvées facilement mais doivent être mis à l’abri de façon durable et professionnelle.
C’est la raison pour laquelle le coffre fort électronique bulletin de paie a été développé.
Droits du salarié concernant le bulletin de paie numérique
Depuis le 1er janvier 2017, Les entreprises sont encouragées à l’utilisation du bulletin de paie dématérialisé.
Malgré ses nombreux avantages, cela entraîne des obligations légales pour l’employeur :
- Un salarié peut s’opposer à cette procédure. L’employeur dispose alors d’un délai de 3 mois pour se mettre en conformité.
- Un employé doit pouvoir accéder, à tout moment, à son bulletin de salaire dématérialisé à partir de son coffre fort électronique pour bulletin de paie.
- L’employeur doit conserver les fiches de paie pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié.
- Avant la fermeture définitive de l’entreprise, les employés seront informés 3 mois à l’avance de la disponibilité de leurs bulletins de salaire.
Vous connaissez maintenant les points essentiels sur le coffre fort électronique bulletin de paie.
Une solution logicielle, hébergée dans l’entreprise ou un datacenter (Cloud) présente les avantages suivants :
- La visibilité en temps réel ;
- La réduction des fraudes et des erreurs ;
- La réduction du temps consacré au traitement de la paie.
Le coffre fort électronique bulletin de paie est un vaste sujet qui demanderait de nombreuses autres ramifications pour être traité plus avant.
Vous pouvez continuer à approfondir le sujet des bulletins de paie dématérialisés ici.
