L’utilisation d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs est une étape importante pour les entreprises dans le processus de la digitalisation.
La saisie manuelle étant chronophage et pouvant entraîner des erreurs difficilement modifiables, il était urgent de trouver une autre alternative. La dématérialisation de la facturation présente d’énormes avantages pour les entreprises qui visent l’amélioration de leurs offres et services.
Il est alors important d’implémenter un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs.
Logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs : définition du concept et fonctionnement
La facture de format papier est en train d’être remplacée par la facture électronique. C’est ce nouveau format de facture que l’on appelle e-facture ou facture électronique.
Une e-facture est une facture éditée au format numérique et qui doit être conforme aux exigences légales et fiscales en vigueur.
Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation des factures ?
Pour passer à ce format, il faut disposer d’un logiciel de dématérialisation des factures. Ces logiciels de dématérialisation permettent de garder une trace numérique des transactions, en toute sécurité, en toute sérénité et de façon transparente.
Ils permettent également la fluidité des échanges électroniques entre les systèmes. Les logiciels utilisés pour la dématérialisation doivent être conformes aux réglementations liées à la facture électronique. Il y a aussi des obligations à respecter pour pouvoir fournir des factures électroniques.
Ils doivent être reconnus comme pouvant fournir des documents originaux valables et à valeur légale tout comme le format papier. Il en existe plusieurs types, dont ELO Invoice : logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs.
Qu’en est-il du logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?
Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs conforme offre des informations claires et lisibles concernant les fournisseurs, avec la garantie d’impossibilité de modification sans autorisation. La facture doit quant à elle être authentique, avec comme identification la signature électronique de l’émetteur.
La facture doit être conservée pendant dix ans, dans un espace de stockage conforme aux lois pour les factures électroniques. Il s’agit d’une obligation légale. Il existe différents modes de dématérialisation à savoir :
- La facture électronique non structurée, version image ou PDF ;
- La facture électronique structurée, version fichier informatisée.
Les factures sont normalisées aux standards acceptés pour la certification fiscale, dans le cadre de la dématérialisation fiscale. Ce document explique mieux le concept de dématérialisation de factures.
Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs
La dématérialisation est une opportunité pour les entreprises de rationaliser et d’optimiser leurs processus métier. Pour parvenir aux meilleurs résultats, il faudrait toutefois choisir des logiciels qui offrent les meilleures possibilités de mesure de performance.
Les meilleurs logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs et leurs avantages
Les dispositifs de logiciel les plus avancés peuvent fonctionner de façon autonome. Les tâches routinières, énergivores et chronophages sont réduites, notamment la saisie manuelle des factures, l’archivage, les comptes, etc.
Ces logiciels remportent l’adhésion des utilisateurs sur les caractéristiques à savoir l’expertise ou la notoriété de l’éditeur, l’ergonomie, la facilité de paramétrage, l’enveloppe budgétaire, la comptabilité, la personnalisation et la couverture fonctionnelle.
Les avantages de la dématérialisation
En premier lieu, la saisie manuelle de la facture papier constitue un processus chronophage. Le traitement d’une facture fournisseur de façon manuelle dure en moyenne quatorze jours. Grâce au système de dématérialisation, le temps de traitement peut passer à trois jours.
En second lieu, elle se révèle comme étant une solution écologique, vu qu’il s’agit d’une solution zéro papier. L’option zéro papier est incontestablement une bonne option écologique puisqu’elle réduit l’utilisation des feuilles et l’abattement des arbres qui servent à la production de papier.
Également, la dématérialisation permet de gagner en productivité et en efficacité en raison de la simplification du traitement des factures et de la réduction du risque d’erreurs.
Le gain en productivité et en efficacité permettra la réduction des coûts opérationnels et une gestion plus efficiente de la trésorerie.
Dans le contexte social actuel, la dématérialisation grâce à un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs est une nécessité dans le processus de transformation digitale et d’amélioration du travail.
